”表”が判らなければ「表計算」なんて使えない

▯表は「データベース」とする

ワークシートには既に「行」と「列」があり、そもそも「表計算ソフト」です。
またこれまで出てきた関数、
並び替えや選択オプションなどの機能、
セル選択といった単純な操作でも、
表に対して行うことを想定しているものは多いです。
つまり、行列から成る「表」がわからなければ、
関数、機能、Excel自体正しく使うことは絶対にできません。


表には「定義」があります。 
Excelの表とは、”目的”や“仕組み”の意味合いの強い「データベース」を使います。
しかしここ、非常にわかりづらいのが、
実務では「データベースとして作られた表」もあれば「データベースではない表」もあります。
「実際はデータベースとは違うが、データベースとして勘違いされてるものを『表』と呼んでいる」
そんなケースも頻繁に起きています。
Link:
(作成中)

▯「データベース」を作る4つのルール

①表の周辺

良い例の範囲は、アドレスを使って表すと「B4:E11」です。
そして隣接するセルには何もありません。
Excelでは、空白行と空白列で囲われた範囲をはじめて表と捉えます。

②空白行(①同様)

表の中には空白行が1つもありません。空白行、絶対にダメです。

③データルール

空白でなければ問題ないということでもなく、
1つのセルには1つのデータ、1行には1件分のデータというのも決まっています。

④見出しルール

表の見出しは決して重複しません。 見出し名は一意にしてください。 

▯総務省からの勧告

「表計算ソフトの使い方」的なものを発表しています。
その内容こそが今回の話。
つまり総務省は表計算ソフトというより、「表・入力データの話」をしています。
Link:
統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法

https://www.soumu.go.jp/main_content/000723626.pdf

▯セル結合やエクセル方眼紙

これらはExcelの使い方に慣れている人たち、
特に「計算」作業をする人たちからとても嫌厭されます。
なぜなら、 元データにセル結合がされていると、
“計算作業ができなくなる”程支障をきたすからです。
(正しくは元データと呼べない)
逆に考えると、
セル結合をしたいのであれば「見るための表」で行えば問題ありません。 

「関数使える人」の要件3つ！

▯関数を使えるようになるには…①

関数を使えるようになるには、
ワークシートでは何ができるか？どんな機能があるか？を知らなければなりません。

なぜなら関数は「機能や仕組みと組み合わせて使うから」です。
だから関数以外の知識も必要不可欠。

▯関数を使えるようになるには…②

関数を使えるようになるには、
1つ1つの計算処理を頭でイメージできる力が必要です。

関数は別の関数と組み合わせて使うこともできます。
ここで必要なのは暗記ではありません。人から教わるだけでは身につきません。
たくさん経験して、頭の中で作れるようになってください。

▯関数を使えるようになるには…③

関数を使えるようになるには、
作業セルを使うことが必須です。

”使わないとできない”ことが山ほどあります。
作業セルがあることで第三者への説明もしやすくなります。
関数を作るのは、目的ですか？手段ですか？
関数を作れても、人に説明する能力は足りてますか？
ちゃんと人に説明できるものを作ってください。

▯関数を使えるようになるには…まとめ

「なんだか関数以外にも多くことを知らなきゃいけないみたいだ」
「なんだかExcelのほとんどを使えなきゃいけないみたいだ」
そんな思いが出てくるかもしれません。
それは、正解です。
少なくとも「○○関数が使えれば上級者」というよく見るフレーズ。
これではね、実務じゃどうにもなりません。

「INDEX×MATCH」が嫌われる理由

▯嫌われる関数？

「INDEX関数とMATCH関数の組み合わせ」は実務ではよく使われました。
ここで細かい説明はしませんが、要は2つの関数を組み合わせてセルを参照しています。

前提、この使い方自体が嫌われているわけではありません。
この使い方を覚えた人の一部が"やや問題視されちゃう"ということです。
では、3つの観点からみてみましょう。
また3つ目が最も重要。

▯VLOOKUP関数と比べるな！

問題視されちゃう人の特徴に最も多いのが「VLOOKUP関数批判」でしょうか。 INDEX×MATCHを覚えた途端、VLOOKUP関数を過度に嫌います。
VLOOKUP関数で出来ないことを「INDEX×MATCHなら余裕です！」
という主張が非常に多いです。
でもこれ考えてみて下さい。
「1個の関数で出来ないことを、2つの関数なら可能」ということです。
関数2個と関数1個で出来ることに差が生まれるのは取り立てて凄いことではなく、
むしろ2個も関数使うINDEX×MATCHより、
関数1個でできるVLOOKUPの効用の方が実務では大事です。
もちろん「VLOOKUP関数の上位互換的なものがINDEX×MATCH」では全くないです。

▯INDEX×MATCHって20年前の話！

この2つの関数が実装されたのは約20年前。
同じ頃日本では、iPhone初代が発売されています。
iPhone初代のTipsを令和で主張することの価値は、とても感じにくいです。
また「INDEX×MATCHなら可能」という類い、
このほとんどがINDEX×MATCH使わなくても可能です。
つまり昔からやり方は何通りとあるわけです。

▯ダニング=クルーガー効果

これが大事です。INDEX×MATCHは忘れてください。
「ダニング=クルーガー効果」とは、
能力や専門性や経験の低い人は自分の能力を過大評価する傾向がある、
という認知バイアスについての仮説である。
また、能力の高い者が自分の能力を過小評価する傾向がある、
という逆の効果を定義に含めることもある。(引用：Wikipedia)

つまり、「ちょっと勉強したとき、途端に自分を過大評価する。
もっと勉強を進めると、自分を過小評価する。という現象」と思ってください。
(この効果の解釈自体、賛否あり)

この名前自体は知っている人もいるでしょう。
今回は、INDEX×MATCHを切り口に書きました。
「私VLOOKUP嫌いなんですよね。INDEX×MATCH使うんで。」という人。
たくさん知っています。 こういう現象が起きてしまうのが人間です。
Excelとかビジネスとかに限らず、大事なのは日々のアップデート。
「今、最適解のものが1年後には変わってる。」のがこの業界。
 これはこれで勉強が大変ですが、けどこっちの方が健全だと私は思います。

関数のよくある質問第1位「どっちがいいんですか？」

▯SUM関数を使ってください

 Excelでは、プラス演算子を使って数の合計が出せます。
SUM関数でも数の合計が出せます。
この2つは、モノが違うので当然、やっていることも違います。
そして、 どちらもExcelユーザーには当たり前の使い方。どちらも簡単です。

▯「どっちがいいんですか？問題」

”どっちがいいか？という問題”ではありません。
”どっちがいいか？と聞くことの問題”です。

異なるものを比べることはあります。
優劣が明確につくこともあります。
確かに人間は、目の前の課題をより簡単に捉えたがるものです。

けれど、異なるものであるからといっても、優劣がついたといっても、
「1つの用途・ケースだけで比較」しては、それは簡略化し過ぎです。
ゆえに、それで得た結果は正しいものとは考えられませんし、
その結果によって、一方を捨てるような考えはとても危険と言えます。

「足し算」は、演算子でも関数でもいい。
「自動化」だって、関数でもプログラミングでもいい。
「コピー」だって、右クリックからでも、ショートカットからでもいい。
でも、左手が空いていなかったら？
右手にあるマウスから操作しますよね？
右クリックが壊れていたら？
ホームタブのコピーボタンを使えばいいですよね？

▯「手段」と「目的」

「手段」と「目的」とはいろんな場面で聞きますがExcelなんて特にそう。 
コピーが「目的」のことなんてほとんどないし、
Excelが「目的」なんてことほとんどないです。
Excelを「手段」として考えられるなら、
自ら”手段の選択肢を減らす”ようなことは考えないでください。 

関数は2種類?覚える「INDEXグループ」

▯分類

人間は性別で分けることができます。 
国籍などの大きな視点でも可能です。
英語の一般動詞は、行動動詞と状態動詞に。 
野菜は緑黄色野菜と淡色野菜に分けられます。
スポーツでも絵画でも何でもそう。
そして、これは単に1つの集合から、別々に分けただけのことではありません。
分けられるということは、違いがあるということ。 
その違いは、ときに「質」の違いです。
重要なのは「質がある」ということ。 

質が違うと、物差しが違ったり、用途が違ったりする。見方もぜんぜん違います。
分類し輪郭をはっきりさせることで、
そのものに合った物差しで、そのものをより正しく見ることができます。
Excel関数もそう。
「たくさん関数ってあるよね」
「いろんな業務があるよね」じゃダメです。

「これってどんな性質の関数なの？」あるいは
「今ってどの性質の関数が必要なの？」と考えるんです。

▯「INDEXグループ」

INDEXグループというのはINDEX関数からとった名前です。
・セル範囲から、任意の順番にあるセルを参照するINDEX
・セル範囲から、検索値と列番号を使ってセル(値)を参照するVLOOKUP 

これらの関数のポイントは、
”セルを参照してる”

▯「IF関数」

すいません１つだけ追加させてください。
・データ/セルに限らず対象のものを調べて、その結果に応じて何かをするIF

この関数のポイントは、
”1度調べる。その結果で次にやることを決める”

▯この関数、何これ？

これらを見てみて「だから何？」「これ実務で使うの？」
と思ったのであれば、まずはクリア。 
書いてあることがわかるということです。
まず1こ見てみて、仕組みは難しくないと思うんです。
私からしたら、
字の大きさを10ポイントとか11ポイントとか調節する「フォントサイズ」のボタン。
字を赤とか黄色とかに塗る「フォントの色」のボタン。
これらも「だから何？」
「パソコン用意までして字の色を変えるだけ？」と思います。

でも、どれもそうなんですよね。
1つ1つはたいして凄いことありません。

Link:

”データ”という日本語 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/04/14/173000

”データ”というExcel語 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/04/21/173000

書式こそ、セルの基礎 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/05/19/173000

書式のエース！「表示形式」 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/05/26/173000

コピペはExcel応用技 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/06/09/173000

「シリアル値」だけが日付/時刻 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/07/28/173000

「シリアル値」と表示形式 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/08/04/173000

実は「並び替え」がすごく大事 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/09/08/173000

何はともあれ「検索/置換」 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/09/15/173000

重宝する「選択オプション」 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/09/22/173000

電卓とExcel。”計算”の意味が違う！https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/11/03/173000

「数式」から学ぶデータ。「参照」から学ぶセル。 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/11/10/173000

Excelと対話する「論理式と論理値」  https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/11/17/173000

関数は2種類?覚える「SUMグループ」https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/12/01/173000

関数は2種類?覚える「INDEXグループ」https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/12/08/173000

関数は2種類?覚える「SUMグループ」

▯関数をする準備

①関数がこわい

Excelをやる人なら一度は聞いたことのある関数。
覚えるの大変そう。どう使ったらいいかわからない。よくわからないけど難しそう。

ネガティブな印象ばかり聞きます。 
まずはその”ネガティブの原因”を解消・緩和してみましょう。 

電卓もExcelも”計算機”だよね？ https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/09/29/173000

「関数」って聞いただけで帰りたい https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/10/06/173000

関数にグラフは出てこない！ https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/10/13/173000

関数は下書きから始めるから怖くない https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/10/20/173000

関数500個。覚えられる？ https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/10/27/173000

②未知のものはこわい

漢字の種類は数え方によっては10万以上。
外国人が日本語を学ぶとき漢字の多さに愕然とすると聞きます。
でも日本人は10万も漢字を知らないですし、そんなに必要ないことを知っています。

スーパーの品数もそれくらいあるかもしれません。
けれど私達は毎日スーパーに行き、あの物量の中から毎回同じ物を買ったりします。
また反対に、海外のスーパーでは普段感じない緊張感があります。


これには色々な理由が考えられますがここでは、 
「自分に必要な量やジャンルの適正を、感覚として持っている」と結論付けます。

ではここから、必要な関数を決めます。 
足りなかったら都度アップデートすればいいです。
買い物リストを作っても、都度更新したり新規開拓することはよくあるはずです。 

▯「SUMグループ」

関数1つ1つに触れていきます。最初は10こ。
SUMグループというのはSUM関数からとった名前です。
・数値の合計を返すSUM
・データの個数を返すCOUNTA
・条件に合うデータの個数を返すCOUNTIF
・文字列の1番左から、任意の文字数分を返すLEFT
・セルの行番号を返すROW
・セルが空欄かどうかの結果を返すISBLANK
・データが、セル範囲から何番目にあるかを返すMATCH

これらの関数に共通しているもの。
グループとしているそのポイントは、
”セルから、情報を得ている”

Link:

”データ”という日本語 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/04/14/173000

”データ”というExcel語 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/04/21/173000

書式こそ、セルの基礎 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/05/19/173000

書式のエース！「表示形式」 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/05/26/173000

コピペはExcel応用技 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/06/09/173000

「シリアル値」だけが日付/時刻 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/07/28/173000

「シリアル値」と表示形式 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/08/04/173000

実は「並び替え」がすごく大事 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/09/08/173000

何はともあれ「検索/置換」 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/09/15/173000

重宝する「選択オプション」 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/09/22/173000

電卓とExcel。”計算”の意味が違う！https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/11/03/173000

「数式」から学ぶデータ。「参照」から学ぶセル。 https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/11/10/173000

Excelと対話する「論理式と論理値」  https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/11/17/173000

関数は2種類?覚える「SUMグループ」https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/12/01/173000

関数は2種類?覚える「INDEXグループ」https://thinkingnotes.hatenablog.com/entry/2023/12/08/173000

論理式の<よくある質問>に答える

▯論理式のよくある質問

「そんな単純じゃないんだよ、現実は！！」

これは論理式の説明をした後に、特に多い反応です。
では、改めてコミュニケーションでは、
”  論理式的な聞き方で、多くのやりとりが可能
   そしてそれをExcelに対しても出来るのが論理式  "

であれば、これを使わない手はありません。
「上手いこと使えない」ではありません。使うんです。
もしこれを使う気が起きないのならコンピューターを手放した方がいいです。
それぐらい至るところで使います。

▯論理式の使い方

論理式の書き方は前回の通り。書き方自体はどのテキストにも載ってます。
問題は、使い方。
これには3つの考え方があります。

①入力データで仕事は決まる

前回出てきた「対話する」
Excelへの「聞き方」そして「答え方」。

これらは入力データに対してすることが多いです。
(計算作業の最中にすることももちろん多いです)
そこで浮かぶのが、
「入力データにそんな都合よく質問できるようなものがあるのか？」
「そんな単純じゃないんだよ、現実は！」

こう思う人が非常に多いです。本当に多い。
でもね、違うんですよ。
論理式含む「計算作業」に適さないものを入力データとしていることが、
問題そのものです。
だって計算のためにあるのが入力データなのに、 計算ができなかったら、
入力データ何のためにあるの？って話です。
そう、ここで1番重要なのが「入力データ」なんです。
実務は入力データで全て決まります。本当ですよ。
そして実務で最も難しいのも入力データ。 
もちろんこれを作っているのはExcelではなく、我々ユーザーです。

②計算作業は1発でやらない

今回は論理式ですがこれは何も、それ以外の知識と使い方は変わりません。
フォントを赤くするのだって、色を変えてるだけ。
+演算子なんて、合計を出してるだけ。
セルへ入力なんて、データの操作だけ。
論理式だって、「はい」か「いいえ」か出してるだけ。

どれも大したことはしていません。
どれも同じ、1発で実務完了のものなんてないんです。
論理式を使うも何を使うのも、ある目的のための1つの手段でしかありません。

③入力データ、計算作業とは？
―「フォントを赤くする」と「論理式を使う」の違いとは？―

「フォントを赤くする」と「論理式を使う」は文字通り別の作業。
異なる2つの作業がある。これが②の分類です。 

では今回の③。
「フォントを赤くするも、+演算子も、セル入力も普段からするけど、
論理式は、なんかピンと来ない」
「フォントを赤くするは使えるけど、論理式の使い方がイメージできない」
という人はいます。

ではこれらを、作業の種類で比べたとき、同じなのか・違うのか。
「作業の種類」とは一体何なのか？
これこそがExcel実務で最も大事。そして、
「フォントを赤くするは使えるけど、論理式の使い方がイメージできない」
の原因はまさにここにあります。
Link:
(作成中)